Een notaris is beëdigd wanneer deze de wettelijk vereiste eed of belofte heeft afgelegd voordat het ambt wordt uitgeoefend. Die beëdiging hoort bij de officiële toelating tot een publiek ambt en onderstreept de plicht om onafhankelijk, onpartijdig en zorgvuldig te handelen.
De woorden ‘notaris beëdigd’ kunnen verwarring oproepen. Soms wil iemand weten of een bepaalde notaris bevoegd is. In andere gevallen gaat het om de vraag wat beëdiging toevoegt aan opleiding, benoeming en toezicht. Het helpt daarom om beëdiging te zien als één onderdeel van een bredere ambtelijke positie.
Wat betekent het dat een notaris beëdigd is?
Een beëdigde notaris heeft plechtig verklaard de verplichtingen van het ambt te zullen naleven. De eed of belofte bevestigt dat de notaris zich verbindt aan de regels en kernwaarden die bij de functie horen.
Beëdiging is dus meer dan een symbolische ceremonie. Zij markeert de overgang naar het daadwerkelijk uitoefenen van een openbaar ambt. De notaris werkt niet alleen als juridisch deskundige, maar vervult ook een wettelijke taak waarbij burgers en organisaties op de betrouwbaarheid van notariële handelingen moeten kunnen vertrouwen.
De beëdiging betekent niet dat iedere verklaring van een notaris automatisch juist is of dat fouten onmogelijk zijn. Wel maakt zij duidelijk dat de notaris gebonden is aan ambtelijke plichten en daarop kan worden aangesproken.
Is iedere werkzame notaris beëdigd?
Wie daadwerkelijk als notaris het ambt uitoefent, moet aan de formele eisen voor dat ambt hebben voldaan, waaronder de vereiste beëdiging. Alleen een functiebenaming op een website, brief of visitekaartje is echter geen afdoende controle.
Let daarom op de precieze hoedanigheid waarin iemand optreedt. Binnen een notariskantoor kunnen verschillende juridische professionals werken. Niet iedereen die inhoudelijk aan een dossier meewerkt, is zelf notaris. Een kandidaat-notaris bevindt zich bijvoorbeeld in een andere formele positie dan de notaris die een notariële akte passeert.
Bij twijfel kunt u het kantoor vragen wie verantwoordelijk is voor de ambtelijke handeling en in welke hoedanigheid die persoon optreedt. Controleer daarnaast of de naam en functie consequent worden vermeld in correspondentie en conceptstukken.
Welke betekenis heeft de beëdiging voor cliënten?
Voor cliënten bevestigt de beëdiging dat de notaris het ambt volgens wettelijke en professionele verplichtingen moet uitoefenen. Daarbij horen onafhankelijkheid, onpartijdigheid, zorgvuldigheid en vertrouwelijke omgang met informatie.
Onafhankelijkheid betekent dat de notaris een eigen juridische beoordeling moet maken. Een notaris behoort niet eenvoudigweg uit te voeren wat één betrokkene verlangt wanneer dat strijdig is met de regels of met de verantwoordelijkheid van het ambt.
Onpartijdigheid houdt in dat de notaris rekening houdt met de positie van alle betrokken partijen. Dat is vooral belangrijk wanneer belangen uiteenlopen. De notaris is geen persoonlijke belangenbehartiger van één partij, ook niet wanneer die partij het eerste contact heeft gelegd of de rekening ontvangt.
Zorgvuldigheid blijkt onder meer uit het vaststellen van identiteit, het onderzoeken van de bedoeling van betrokkenen en het bespreken van relevante gevolgen. Welke controles nodig zijn, hangt af van de handeling en de omstandigheden van het dossier.
Is beëdiging hetzelfde als benoeming?
Nee, benoeming en beëdiging zijn verschillende stappen binnen de formele toegang tot het ambt. Een benoeming wijst iemand aan voor de functie, terwijl de beëdiging de plechtige aanvaarding van de bijbehorende verplichtingen vormt.
Ook opleiding, praktijkervaring en andere toelatingseisen hebben ieder een eigen betekenis. Geen van die onderdelen kan zonder meer als synoniem voor beëdiging worden gebruikt. De woorden verwijzen samen naar het traject dat voorafgaat aan de bevoegde ambtsuitoefening, maar beschrijven niet hetzelfde moment.
Daarom is de losse vraag ‘is deze persoon beëdigd?’ soms te beperkt. Wanneer u wilt weten of iemand een bepaalde notariële handeling mag verrichten, moet ook duidelijk zijn in welke functie en binnen welke bevoegdheid die persoon handelt.
Hoe controleert u of iemand als notaris optreedt?
Controleer de naam, functievermelding, kantoorcommunicatie en de persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de notariële handeling. Vraag bij onduidelijkheid rechtstreeks om bevestiging van de officiële hoedanigheid.
Bekijk op concepten en andere dossierstukken of duidelijk wordt vermeld wie als notaris handelt. Let erop dat algemene woorden als ‘jurist’, ‘medewerker’ of ‘behandelaar’ niet hetzelfde zeggen als de formele titel notaris. Vraag ook wie de inhoud toelicht en wie de uiteindelijke ambtelijke verantwoordelijkheid draagt.
Een serieuze controle richt zich niet alleen op de titel. Ga na of u begrijpelijke uitleg krijgt, of uw identiteit zorgvuldig wordt vastgesteld en of eventuele tegenstrijdige belangen worden besproken. Zulke signalen vervangen geen formele bevoegdheidscontrole, maar helpen wel om de werkwijze te beoordelen.
Wat kunt u doen bij twijfel over de beëdigde status?
Vraag eerst om een duidelijke schriftelijke bevestiging van de functie en bevoegdheid van de betrokken persoon. Laat ook uitleggen wie namens het kantoor de notariële handeling verricht en daarvoor ambtelijk verantwoordelijk is.
Formuleer uw vraag concreet. Vraag niet alleen of iemand ‘bij de notaris werkt’, maar of die persoon zelf als notaris optreedt. Bewaar correspondentie waarin de functie wordt genoemd en vergelijk die informatie met de naam op de relevante stukken.
Blijft de uitleg onduidelijk, stel de handeling dan uit totdat de formele rol helder is. Bij notariële zaken is het redelijk om vooraf zekerheid te verlangen over de persoon die het ambt uitoefent. Beëdiging is immers geen losse kwalificatie, maar een wezenlijk onderdeel van de officiële positie van de notaris.