Bij legalisatie vertalen draait het om een nauwkeurige weergave van zowel het brondocument als de aangebrachte legalisatie. Niet alleen de hoofdtekst kan relevant zijn: ook verklaringen, stempels, zegels, handtekeningen en bijschriften kunnen onderdeel van de vertaling moeten worden.
Welke onderdelen nodig zijn, hangt af van het doel van het document en de eisen van de ontvangende instantie. Daarom begint een goede aanpak niet met vertalen, maar met controleren wat precies moet worden ingediend.
Wat betekent legalisatie vertalen?
Legalisatie vertalen betekent dat de tekst waarmee de echtheid van een handtekening, hoedanigheid of zegel wordt bevestigd, correct in de doeltaal wordt weergegeven.
De legalisatie vormt vaak een afzonderlijk tekstgedeelte op of bij het document. Daarin kunnen namen van instanties, functies, plaatsen, verklaringen en verwijzingen naar stempels voorkomen. De vertaling moet duidelijk maken welk deel tot het oorspronkelijke document behoort en welk deel later als legalisatie is toegevoegd.
Legalisatie en vertaling zijn verschillende handelingen. Legalisatie verandert de inhoud van een document niet en bevestigt ook niet automatisch dat alle verklaringen inhoudelijk juist zijn. De vertaling maakt de aanwezige tekst toegankelijk in een andere taal, zonder de juridische betekenis naar eigen inzicht uit te breiden.
Welke onderdelen moeten worden vertaald?
Vertaal alle onderdelen die de ontvangende instantie nodig heeft om het document en de legalisatie als één samenhangend geheel te kunnen beoordelen.
Controleer daarom de hoofdtekst, aangehechte verklaringen, vaste formuleringen, functievermeldingen, stempels, zegels en handgeschreven toevoegingen. Ook tekst die klein, vaag of gedeeltelijk onleesbaar is, mag niet stilzwijgend worden overgeslagen.
Een vertaling hoort zichtbaar te maken wanneer een passage onleesbaar is of wanneer een element geen lopende tekst bevat. Een handtekening wordt bijvoorbeeld niet nagebootst. Wel kan de plaats ervan worden aangeduid, zodat de opbouw van het document herkenbaar blijft.
Let ook op pagina’s of bijlagen die met nietjes, linten, zegels of andere bevestigingen aan elkaar zijn verbonden. Het losmaken daarvan kan de samenhang onduidelijk maken. Werk bij voorkeur met een volledige, scherpe weergave waarop randen, achterzijden en aangebrachte kenmerken zichtbaar zijn.
In welke volgorde laat u legalisatie en vertaling uitvoeren?
De juiste volgorde volgt uit de eisen van de ontvangende instantie, omdat die bepaalt of de legalisatietekst zelf in de vertaling moet staan.
Wanneer eerst wordt vertaald en daarna een nieuwe verklaring of stempel wordt toegevoegd, bevat de bestaande vertaling dat latere onderdeel niet. Wanneer eerst wordt gelegaliseerd, kan de vertaling doorgaans worden gebaseerd op het complete document zoals het uiteindelijk is aangeboden.
Vraag daarom vooraf of de instantie het oorspronkelijke document, de legalisatie en de vertaling samen wil ontvangen. Controleer ook of de vertaling betrekking moet hebben op het document vóór of ná toevoeging van de legalisatie. Met die informatie voorkomt u dat een correct vertaalde versie toch onvolledig blijkt.
Hoe controleert u of de vertaling volledig is?
Vergelijk bron en vertaling onderdeel voor onderdeel en controleer of iedere zichtbare tekst en ieder relevant documentkenmerk herkenbaar is verwerkt.
Begin met namen, geboorteplaatsen, functies, data en documenttitels. Deze gegevens moeten consequent zijn weergegeven. Kijk daarna naar kopteksten, voetteksten, registratietekst, kanttekeningen en tekst in stempels. Controleer ten slotte of bijlagen en achterzijden zijn meegenomen.
Let niet alleen op woorden, maar ook op de onderlinge relatie tussen onderdelen. Het moet duidelijk blijven wie een verklaring heeft afgelegd, welke handtekening wordt aangeduid en op welk document de legalisatie betrekking heeft.
Is tekst slecht leesbaar, lever dan zo mogelijk een duidelijkere scan of foto aan. Zelf raden naar letters, namen of plaatsen kan de bruikbaarheid van de vertaling aantasten. Een expliciete aanduiding van onleesbaarheid is zorgvuldiger dan een onbevestigde invulling.
Welke fouten zorgen vaak voor problemen?
Problemen ontstaan vooral door ontbrekende legalisatietekst, onvolledige scans, afwijkende schrijfwijzen en onduidelijkheid over de vereiste volgorde.
Een veelvoorkomende fout is dat alleen de inhoudelijke akte of verklaring wordt aangeleverd, terwijl stempels of aangehechte pagina’s ontbreken. Ook kan een vertaling zijn gemaakt van een eerdere versie, waarna op het origineel nog tekst of een waarmerk is toegevoegd.
Een andere valkuil is het aanpassen van namen aan gebruikelijke spelling in de doeltaal. Bij officiële stukken is aansluiting op de schrijfwijze in het document belangrijk. Afwijkingen tussen documenten moeten niet ongemerkt worden gladgestreken, maar vooraf worden gecontroleerd.
Vermijd daarnaast eigen toelichtingen in de vertaalde tekst. Als een term geen exact equivalent heeft, moet de oplossing de betekenis zo nauwkeurig mogelijk behouden zonder nieuwe juridische conclusies toe te voegen.
Wat controleert u vóór indiening?
Controleer vóór indiening of document, legalisatie, vertaling en eventuele bijlagen compleet zijn en aantoonbaar bij elkaar horen.
Leg de stukken naast elkaar en kijk of alle pagina’s aanwezig zijn, namen overeenkomen en latere toevoegingen zijn verwerkt. Beoordeel ook of de scan duidelijk genoeg is om stempels en kleine tekst te lezen.
Vraag de ontvangende instantie ten slotte welke vorm zij accepteert en of zij aanvullende behandeling van het vertaalde stuk verlangt. Eisen kunnen afhangen van het land, het documentdoel en de procedure. Een voorafgaande schriftelijke bevestiging helpt misverstanden over volledigheid, taal en volgorde te voorkomen.