Bij notaris legalisatie stelt de notaris vast dat een handtekening op een document van een bepaalde persoon afkomstig is. De legalisatieverklaring maakt zichtbaar dat de identiteit van de ondertekenaar is gecontroleerd. Zij zegt in beginsel niets over de juistheid of juridische werking van de inhoud.
Dit onderscheid is belangrijk bij onder meer volmachten, toestemmingsverklaringen en verklaringen die voor een formele procedure worden gebruikt. De ontvangende organisatie krijgt zekerheid over de herkomst van de handtekening, maar moet de inhoud nog steeds zelfstandig beoordelen.
Wat controleert de notaris bij legalisatie?
De notaris controleert de identiteit van de ondertekenaar en legt vast dat de geplaatste of erkende handtekening bij die persoon hoort.
De identificatie vindt doorgaans plaats aan de hand van een geldig identiteitsdocument. Afhankelijk van de werkwijze wordt de handtekening in aanwezigheid van de notaris gezet of bevestigt de ondertekenaar dat een al geplaatste handtekening van hem of haar is.
De verklaring vermeldt gewoonlijk gegevens waarmee de ondertekenaar en de controle kunnen worden herleid. Denk aan de naam, de datum van legalisatie en de hoedanigheid van de notaris. Het originele document en de verklaring vormen daardoor samen een controleerbaar geheel.
Wat bewijst notaris legalisatie juist niet?
Notaris legalisatie bewijst normaal gesproken niet dat de inhoud van het document waar, volledig, rechtsgeldig of verstandig is.
Een verklaring kan bijvoorbeeld bedragen, afspraken of feitelijke beweringen bevatten. De notaris bevestigt met legalisatie niet automatisch dat die gegevens kloppen. Ook ontstaat door een gelegaliseerde handtekening niet vanzelf een geldige overeenkomst als wettelijke vereisten ontbreken.
Daarnaast is legalisatie geen garantie dat iedere ontvangende instantie het document accepteert. Een organisatie kan eigen eisen stellen aan de vorm, ouderdom of aanvullende bevestiging. Een verklaring die ouder is dan 3 maanden kan in de ene procedure bruikbaar zijn en in een andere procedure worden geweigerd.
Wanneer is persoonlijke aanwezigheid nodig?
Persoonlijke aanwezigheid is meestal nodig wanneer de notaris uw identiteit en handtekening niet op een andere toegestane en betrouwbare manier kan vaststellen.
De notaris moet kunnen beoordelen of het identiteitsdocument bij u hoort en of u zelf ondertekent of de handtekening erkent. Neem daarom het volledige document mee, inclusief eventuele bijlagen. Losse pagina’s kunnen twijfel veroorzaken over de vraag waarop de handtekening betrekking heeft.
Onderteken het document bij voorkeur pas nadat het notariskantoor heeft aangegeven hoe dit moet gebeuren. Een vooraf geplaatste handtekening is soms alsnog te erkennen, maar dat hangt af van de omstandigheden en de eisen van de ontvanger.
Welke gegevens moeten vooraf vaststaan?
Vooraf moeten minimaal het doel, de ontvangende instantie, de vereiste vorm en de juiste versie van het document duidelijk zijn.
Controleer vóór de afspraak of namen en geboortedata overeenkomen met het identiteitsdocument. Let ook op lege invulvelden, ontbrekende pagina’s en verschillen tussen de naam in het document en de officiële naam. Eén afwijkende letter kan bij een strenge controle al vragen oproepen.
Een praktische voorbereiding omvat ten minste:
- het originele, volledige document;
- een geldig identiteitsdocument;
- alle bijlagen waarnaar de tekst verwijst;
- de instructies van de ontvangende instantie;
- eventuele eisen aan datum, stempel of verklaring.
Vraag ook of iedere ondertekenaar afzonderlijk moet verschijnen. Bij 2 ondertekenaars kan voor beide personen identificatie nodig zijn, zelfs wanneer hun handtekeningen op dezelfde pagina staan.
Hoe voorkomt u dat de legalisatie onbruikbaar wordt?
U voorkomt problemen door vóór ondertekening de exacte acceptatie-eisen op te vragen en het document daarna niet meer te wijzigen.
Een toevoeging na de legalisatie kan de samenhang tussen verklaring en document verbreken. Dat geldt ook voor het vervangen van 1 pagina, het invullen van een leeg veld of het verwijderen van een bijlage. Laat noodzakelijke correcties daarom uitvoeren voordat de handtekening wordt gecontroleerd.
Bewaar het document droog en vlak, zonder stempels, nietjes of aangehechte verklaringen te verwijderen. Maak voor uw eigen administratie een volledige kopie. Reken voor een afspraak en controle bij voorkeur enige voorbereidingstijd; 1 tot 2 werkdagen extra kan praktisch zijn wanneer eerst eisen moeten worden nagevraagd.
Hoe lang blijft een notariële legalisatie geldig?
Een notariële legalisatie heeft niet automatisch een algemene geldigheidsduur; de ontvangende instantie bepaalt vaak hoe recent de verklaring moet zijn.
De identiteit en handtekening zijn op een specifieke datum gecontroleerd. Toch kan de bruikbaarheid later afnemen, bijvoorbeeld omdat een dossier actuele toestemming vereist. Termijnen van 30 dagen, 3 maanden of 6 maanden kunnen voorkomen, maar zijn geen universele regels.
Vraag de ontvanger daarom om een concrete maximale ouderdom. Laat legalisatie niet onnodig vroeg uitvoeren wanneer de verdere procedure pas maanden later begint. Zo beperkt u het risico dat dezelfde handtekening opnieuw moet worden gecontroleerd.