Vraagt een organisatie om een gelegaliseerde handtekening, dan kunt u daarvoor doorgaans bij een notaris terecht. Met legalisatie wordt vastgesteld dat een handtekening daadwerkelijk afkomstig is van de persoon die het document ondertekent. Dat kan nodig zijn bij een volmacht, een verklaring of documenten voor gebruik in het buitenland. Wat u precies moet laten legaliseren, hangt af van de eisen van de ontvangende partij.
Wat betekent legalisatie van een handtekening bij de notaris?
Bij legalisatie van een handtekening bevestigt de notaris dat de handtekening afkomstig is van de geïdentificeerde ondertekenaar.
De notaris controleert uw identiteit en stelt vast dat u degene bent die tekent. Gewoonlijk zet u de handtekening tijdens de afspraak. Onderteken het document daarom niet vooraf, tenzij het notariskantoor uitdrukkelijk aangeeft dat dit kan. De notaris voegt een legalisatieverklaring toe aan het document of verbindt deze daaraan.
Legalisatie is niet hetzelfde als goedkeuring van de inhoud. Ook maakt een gelegaliseerde handtekening een onderhandse verklaring niet automatisch tot een notariële akte. De bevestiging ziet op de herkomst van de handtekening; de inhoud, rechtsgeldigheid en eventuele vertegenwoordigingsbevoegdheid kunnen afzonderlijke aandachtspunten zijn.
Wat moet u meenemen voor legalisatie bij de notaris?
Neem het te ondertekenen document, een geldig origineel identiteitsbewijs en de instructies van de ontvangende partij mee.
Per ondertekenaar is 1 geldig origineel identiteitsbewijs nodig. Vraag vooraf welk identiteitsdocument het kantoor in uw situatie accepteert. Een foto of kopie op uw telefoon vervangt het originele document niet. Laat het kantoor ook weten als uw naam op het document anders is geschreven dan op uw identiteitsbewijs.
Moeten 2 personen hun handtekening laten legaliseren, dan moet de identiteit van beide ondertekenaars worden vastgesteld. Vraag of u samen moet verschijnen of afzonderlijke afspraken kunt maken. Tekent u namens een onderneming of iemand anders, meld dat dan vooraf: mogelijk zijn aanvullende stukken over uw bevoegdheid nodig.
Stuur bij het maken van de afspraak bij voorkeur alvast de volgende informatie:
- Het document waarop u moet tekenen.
- De naam van de ontvangende organisatie.
- Het land waar het document wordt gebruikt.
- De voorgeschreven tekst of instructies voor de legalisatie.
Wat kost legalisatie van een handtekening?
De kosten voor legalisatie verschillen per notariskantoor en hangen af van het aantal handtekeningen en eventuele aanvullende werkzaamheden.
Over de notariële dienstverlening wordt doorgaans 21 procent btw berekend. Controleer daarom of een genoemd tarief inclusief of exclusief btw is. Vraag ook of het bedrag per handtekening, per document of per afspraak geldt; die rekeneenheden kunnen een verschil maken voor het totaal.
Een rekenvoorbeeld: bij een honorarium van 50 euro exclusief btw bedraagt de btw 10,50 euro en het totaal 60,50 euro. Dit is uitsluitend een voorbeeld, geen gangbaar of gegarandeerd tarief. Kosten voor verzending, vertaling of een aanvullende bevestiging kunnen daar nog bij komen.
Is een apostille hetzelfde als legalisatie door de notaris?
Een apostille is niet hetzelfde als legalisatie door de notaris: zij bevestigt de authenticiteit van de officiële ondertekening en de hoedanigheid waarin is getekend.
Bij een notariële legalisatie voor buitenlands gebruik kunnen dus 2 afzonderlijke stappen nodig zijn: eerst de legalisatie van uw handtekening en daarna een apostille op de notariële verklaring. Een apostille wordt in Nederland voor daarvoor geschikte documenten door een rechtbank afgegeven. Niet ieder document heeft deze extra stap nodig.
Of een apostille volstaat, hangt onder meer af van het bestemmingsland, het soort document en toepasselijke afspraken of vrijstellingen. Soms is een andere legalisatieroute vereist. Vraag de ontvangende instantie daarom vooraf welke vorm zij accepteert. Een apostille bevestigt evenmin dat de inhoud van uw verklaring juist is.
Hoe plant u de afspraak zonder onnodige vertraging?
Plan de afspraak pas nadat duidelijk is welk document, welke ondertekenaars en welke aanvullende bevestigingen de ontvanger verlangt.
Er bestaat geen vaste doorlooptijd die voor ieder kantoor en ieder dossier geldt. Beschikbaarheid, controle van buitenlandse stukken en onderzoek naar vertegenwoordigingsbevoegdheid kunnen de planning beïnvloeden. Moet het document op een bepaalde datum aankomen, houd dan ook rekening met eventuele verzending en verdere formaliteiten.
Vraag daarnaast hoe recent de legalisatie moet zijn. Er is geen algemene houdbaarheidstermijn voor iedere gelegaliseerde handtekening; een ontvangende organisatie kan eigen eisen stellen. Controleer ten slotte of zij het origineel verlangt of een digitale kopie accepteert. Met die duidelijkheid voorkomt u dat een correct gelegaliseerd document toch wordt geweigerd.