Een document laten vertalen is niet altijd voldoende om het in een ander land te gebruiken. De ontvangende instantie kan daarnaast een legalisatie of apostille verlangen. Bij vertalen en legalisatie draait het daarom vooral om de samenhang: welk document moet worden gecontroleerd, welke onderdelen moeten worden vertaald en in welke volgorde gebeurt dat?
Die volgorde verdient aandacht voordat u een opdracht geeft. Een ontbrekende stempel of een later toegevoegde verklaring kan betekenen dat de vertaling moet worden aangevuld. Door vooraf de eisen op te vragen, voorkomt u onnodige kosten en vertraging.
Wat is het verschil tussen vertalen en legalisatie?
Vertalen maakt de inhoud van een document begrijpelijk in een andere taal; legalisatie bevestigt de herkomst van een handtekening of zegel, niet de juistheid van de inhoud.
Er zijn dus 2 afzonderlijke controles: de inhoudelijke omzetting naar een andere taal en de formele controle van de herkomst. Een goed vertaalde akte is daardoor niet automatisch geschikt voor officieel gebruik. Andersom maakt een gelegaliseerd document een vertaling niet overbodig wanneer de ontvanger de oorspronkelijke taal niet accepteert.
Met ‘legalisatie van een vertaling’ wordt doorgaans bedoeld dat de handtekening van de vertaler wordt geverifieerd. Dat is iets anders dan legalisatie van het oorspronkelijke document. Vraag daarom altijd op welk stuk de gevraagde bevestiging betrekking heeft.
Moet u eerst vertalen of eerst legaliseren?
De juiste volgorde hangt af van de eisen van de ontvangende instantie; als legalisatiestempels moeten worden meevertaald, laat u die doorgaans eerst op het brondocument aanbrengen.
Daarna kan de vertaling zowel de documenttekst als de toegevoegde verklaringen omvatten. Vervolgens kan nog een afzonderlijke legalisatie van de handtekening van de vertaler nodig zijn. Een enkele aanvraag kan dus verschillende stappen bevatten, zonder dat die stappen onderling uitwisselbaar zijn.
Leg vóór de opdracht deze punten aan de ontvanger voor:
- Moet het oorspronkelijke document worden gelegaliseerd?
- Moeten apostilles en stempels worden vertaald?
- Moet de handtekening van de vertaler worden gelegaliseerd?
- Wordt een vertaling uit het land van afgifte geaccepteerd?
Vraag bij voorkeur om een schriftelijke bevestiging. Een algemene instructie als ‘vertaald en gelegaliseerd aanleveren’ laat namelijk open welk onderdeel welke behandeling nodig heeft.
Wanneer is een apostille voldoende?
Een apostille kan de gewone legalisatieroute vervangen wanneer het document onder het Apostilleverdrag valt en dat verdrag geldt tussen het land van afgifte en het land van gebruik.
Een apostille heeft 10 genummerde rubrieken, met onder meer gegevens over de ondertekenaar en de autoriteit die de apostille afgeeft. Zij bevestigt niet dat de inhoud van het document klopt en bepaalt ook niet of een vertaling inhoudelijk wordt geaccepteerd.
Voor sommige documenten geldt een vrijstelling van legalisatie. In andere situaties is juist een uitgebreidere route nodig. Controleer daarom niet alleen het bestemmingsland, maar ook het documenttype en het doel waarvoor u het indient. De nationaliteit van de aanvrager is daarvoor op zichzelf niet doorslaggevend.
Welke onderdelen moeten worden vertaald?
Laat alle onderdelen vertalen die de ontvangende instantie nodig heeft om het document en de bijbehorende bevestigingen te beoordelen, waaronder relevante stempels, bijlagen en apostilles.
Een vertaling van uitsluitend de hoofdtekst kan onvoldoende zijn wanneer aanvullende informatie op een andere pagina staat. Controleer het volledige document, inclusief de achterkant. Denk daarbij aan:
- Handgeschreven aanvullingen en kanttekeningen.
- Stempels en verklaringen van bevoegde instanties.
- Bijlagen waarnaar de hoofdtekst verwijst.
- Apostilles en andere legalisatieverklaringen.
Lever leesbare bestanden aan voor de beoordeling, maar ga er niet van uit dat een scan ook voor de uiteindelijke procedure volstaat. Voor een legalisatiestap kan het originele document of een daarvoor toegestane officiële kopie vereist zijn.
Hoe voorkomt u extra kosten en vertraging?
U voorkomt extra kosten en vertraging door vóór de vertaalopdracht de eisen aan het brondocument, de vertaling en de legalisatie bij de ontvangende instantie te controleren.
Laat een kostenopgave uitsplitsen naar de onderdelen die werkelijk nodig zijn. Zo ziet u of de prijs alleen de vertaling betreft of ook andere werkzaamheden omvat:
- Het vertalen van de documenttekst.
- Het vertalen van stempels en aanvullende verklaringen.
- De benodigde legalisatie- of apostillehandelingen.
- Verzending en eventuele extra exemplaren.
Er bestaat geen vaste totaalprijs of universele doorlooptijd. Taalcombinatie, documentomvang, afspraken bij instanties en verzending kunnen verschil maken. Controleer ook of de ontvanger een maximale ouderdom voor het brondocument hanteert. Een recent aangebrachte legalisatie maakt een ouder document niet opnieuw uitgegeven.
Controleer vlak voor indiening of namen, datums en documentnummers overeenkomen en of het pakket compleet is. Houd samenhangende stukken bij elkaar en maak bevestigingen niet zelf los. Zo ontvangt de beoordelende instantie de vertaling met de documenten waarop zij betrekking heeft.