Een diploma, geboorteakte of rechterlijke uitspraak kan pas bruikbaar zijn voor een buitenlandse instantie als die de inhoud kan beoordelen. Soms volstaat een gewone vertaling, maar bij officiële procedures wordt regelmatig een beëdigde vertaling gevraagd. Het verschil zit niet alleen in de vertaalde woorden: ook de bevoegdheid van de vertaler en de verklaring bij de vertaling tellen mee.
Wie een document laat vertalen, doet er daarom goed aan eerst de eisen van de ontvangende instantie op te vragen. Zo voorkomt u dat een inhoudelijk correcte vertaling toch niet wordt geaccepteerd vanwege de taalrichting, de uitvoering of het aangeleverde brondocument.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een vertaling waarbij een bevoegde, beëdigde vertaler met een verklaring en ondertekening instaat voor een getrouwe en volledige weergave van het brondocument.
In Nederland werkt een beëdigd vertaler binnen het wettelijke kader voor beëdigde tolken en vertalers. Daarbij horen inschrijving in het daarvoor bestemde register en beëdiging door de rechtbank. Een reguliere registerinschrijving geldt voor 5 jaar; voor verlenging moet de vertaler opnieuw aan de geldende voorwaarden voldoen.
De bevoegdheid is gekoppeld aan de geregistreerde talencombinatie en vertaalrichting. Bevoegdheid voor Nederlands naar Spaans betekent dus niet automatisch bevoegdheid voor Spaans naar Nederlands. Controleer daarom niet alleen of iemand beëdigd vertaler is, maar ook voor welke richting.
De verklaring van de vertaler maakt een onjuist brondocument niet alsnog juist. Een beëdigde vertaling bevestigt de getrouwe weergave van de inhoud, niet de echtheid van het oorspronkelijke document of de juistheid van iedere daarin opgenomen mededeling.
Wanneer heeft u een beëdigde vertaling nodig?
U heeft een beëdigde vertaling nodig wanneer de ontvangende instantie die uitdrukkelijk verlangt voor de behandeling van uw documenten.
Dat kan spelen bij een verblijfsaanvraag, toelating tot een opleiding, erkenning van beroepskwalificaties of een gerechtelijke procedure. Niet elk officieel document hoeft automatisch beëdigd te worden vertaald. De eisen verschillen per land, instantie en aanvraag.
Documenten waarvoor geregeld een beëdigde vertaling wordt gevraagd, zijn:
- Geboorteakten en huwelijksakten.
- Diploma’s en cijferlijsten.
- Rechterlijke uitspraken en processtukken.
- Verklaringen over burgerlijke staat.
- Officiële bewijsstukken over werk of inkomen.
Vraag bij voorkeur schriftelijk welke documenten vertaald moeten worden en welke doeltaal wordt geaccepteerd. Soms accepteert een instantie een meertalig document zonder aanvullende vertaling. Laat ook bevestigen of zij een in Nederland beëdigde vertaler accepteert; Nederlandse bevoegdheid garandeert niet automatisch aanvaarding in ieder ander land.
Wat moet u aanleveren voor beëdigd vertalen?
Lever een volledig en goed leesbaar brondocument aan, samen met de gewenste doeltaal, het land van gebruik en de eisen van de ontvangende instantie.
Controleer vóór verzending deze 4 onderdelen: voorzijde, achterzijde, bijlagen en eventuele stempels. Ook een achterzijde met slechts één aantekening kan relevante informatie bevatten. Snijd randen niet weg en zorg dat kleine letters, handgeschreven toevoegingen en stempels zichtbaar blijven.
Een scan is vaak bruikbaar om een offerte te maken en het vertaalwerk te beginnen. Of de vertaler daarnaast het origineel moet zien, hangt af van de opdracht en de gestelde eisen. Vraag dit vooraf; stuur niet ongevraagd onvervangbare originele documenten op.
Geef bestaande officiële schrijfwijzen van namen door, bijvoorbeeld zoals die in een paspoort staan. Vooral bij omzetting uit een ander schrift voorkomt dat onnodige verschillen. De vertaler moet daarbij wel trouw blijven aan het brondocument en kan afwijkende gegevens niet naar eigen inzicht corrigeren.
Hoe ontvangt u een beëdigde vertaling?
U ontvangt een beëdigde vertaling op papier of digitaal, afhankelijk van de werkwijze van de vertaler en de eisen van de ontvangende instantie.
Bij een papieren uitvoering worden de vertaling, de vertalersverklaring en het bijbehorende brondocument of een kopie daarvan doorgaans als samenhangend geheel geleverd. Haal zo’n geheel niet uit elkaar. Een losse scan van een papieren vertaling is niet vanzelf gelijkwaardig aan de ondertekende uitvoering.
Digitale aanlevering kan mogelijk zijn, maar een ingescande handtekening is niet hetzelfde als een controleerbare elektronische ondertekening. Vraag dus expliciet welk digitaal formaat en welke ondertekening worden geaccepteerd.
Welke afspraken voorkomen vertraging en extra kosten?
Duidelijke afspraken over omvang, levering, prijs en acceptatie helpen vertraging en onverwachte kosten voorkomen.
Laat een offerte ten minste deze 4 punten vermelden:
- Welke documenten en pagina’s worden vertaald.
- Welke taalrichting en uitvoering worden geleverd.
- Welke leverdatum is afgesproken.
- Welke totaalprijs geldt, inclusief eventuele verzendkosten en btw.
Er bestaat geen universeel tarief of vaste levertijd voor beëdigd vertalen. Taalrichting, leesbaarheid, vakinhoud, omvang en spoed beïnvloeden de opdracht. Vraag extra exemplaren meteen mee als meerdere instanties een eigen exemplaar verlangen. Controleer na ontvangst namen, datums en volledigheid, maar wijzig de vertaling nooit zelf: leg een mogelijke fout voor aan de vertaler.